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Höher war die Arbeit der zentralisierten Kanzlei der Organisation beschrieben. Im Prinzip kann in der grossen Organisation mit groß die Arbeit der Kanzlei nach dem dezentralisierten Prinzip aufgebaut sein. Dabei bekommt jede Gliederung des Unternehmens den Anteil der Korrespondenz, der sich zu ihr verhält. Dabei verwirklicht sich die Berücksichtigung der eingehenden Korrespondenz es ist dezentralisiert. Die Nummern der eingehenden Korrespondenz entstehen oder im einheitlichen Numerator (wer hat erster die Nummer bekommen, jener und ist gut) oder zur Nummer des eingehenden Dokumentes gehört die Nummer der Gliederung, die das Dokument bekam, und die Numeratoren in jeder Gliederung werden unabhängig geführt. Die stammende Korrespondenz gewöhnlich geht durch eine Stelle (immer wenigstens sind bis die Unternehmen mit anderem Schema der Bearbeitung der stammenden Korrespondenz bekannt).

Vor allem alle Dokumente, die durch die allgemeine Abteilung gehen verfügen über die einzigartige Registrierungsnummer (die möglich Algorithmen der Konstruktion der Nummern für jeden der Typen. Es ist Wenig jenen, ein beliebiges Papier nicht habend der Registrierungsnummer ist es das Papier, und nicht das Dokument einfach. Ihr Dokument macht gerade das Vorhandensein auf ihr der Registrierungsnummer.

Alle Dokumente, die durch die Kanzlei gehen sind die verbundenen Dokumente, im Sinne, dass die Mehrheit von ihnen auf andere Dokumente verweist. Der am meisten typische Fall ist das eingehende Dokument, das entsprechend ihm stammend tatsächlich immer bewirkt.

Die Attribute der Dokumente bei jedem Partner sind sehr vielfältig. Gleichzeitig kann man den allgemeinen Teil der Attribute wählen, die sich tatsächlich in allen Organisationen treffen. Wobei diese allgemein des Attributes bei allen Typen der Kanzleidokumente etwas verschieden sind.

Bei Betrachtung der Berichte wird ihre Gruppierung (nicht erzeugt d.h. in Wirklichkeit kann der Berichte und weniger sein, wenn die spezialisierten Filter zu verwenden). Jeder operative Bericht soll einen Filter haben, der das Intervall der Zeit in den aufgibt es geschieht der Abschluss der Arbeiten. Die Daten dieses Filters werden in den Titel des Berichtes unterbracht. Die typischen Beispiele solcher Berichte können sein:

Für die Fülle des Bildes des Dokumentendurchlaufes auf dem Unternehmen soll das System den Dokumentendurchlauf auf den verantwortlichen Vollziehern nicht zu Ende gehen, d.h. das System der Automatisierung des Dokumentendurchlaufes der Organisation soll nur auf der Kanzlei nicht geschlossen werden, und soll die Fortsetzung in den Steuersystemen der Dokumentendurchlauf der Unterabteilungen der Organisation haben.

Wir betrachten die Hauptmethoden der Automatisierung der Bürotätigkeit. Die modernen Organisationen stellen die Gesamtheit der Unterabteilungen, der Filialen, der Abteilungen und der Büros, die wechselnd untereinander die Informationen und die abgesonderten Teile der allgemeinen Arbeit erfüllen dar. Die Hauptphasen des Lebens der nicht strukturierten Informationen im Büro sind:

Die Dokumente jedes dieser Arten können ausreichend sein sind vielfältig. Es können die Briefe sein, die Verfügungen, die Zirkularhinweise usw. Gewöhnlich unter dem Typ des Dokumentes auf dem Unternehmen wird gerade diese Teilungen, wobei noch mehr (verstanden ist, wenn die Briefe, so wem gewidmet - die Klage, die Vorschläge, des Wunsches usw. zulässig). Vom Gesichtspunkt der Kanzlei ist die gegebene Teilung genug uninteressant, obwohl im inneren vollen System die Schriftführung es unbedingt notwendig ist. Weiter wird hier nur die Kanzleiarten der Dokumente - eingehend, inner und stammend betrachtet werden.

In der Organisation soll nur ein Kanal des Eingangs der eingehenden Dokumente existieren. Selbst wenn die Aufnahme der Dokumente nach dem verteilten Schema aufgebaut ist (siehe "die Methoden der Beziehungen mit der Außenwelt”), so ist es nur für die Erhöhung der Geschwindigkeit der Belegverarbeitung gemacht. Alle solche Gliederungen gewähren die Informationen in die Kanzlei (augenblicklich es wäre im Regime on-line der Verbindung mit der Kanzlei wünschenswert). Man kann betrachten, dass solche entfernten Punkte der Belegerfassung die Unterabteilungen der Kanzlei sind.